1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Sophisticae is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Sophisticae
KvK-nummer: 93845022
E-mail: info@sophisticae.nl
Website: sophisticae.nl

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@sophisticae.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Sophisticae?

Welke gegevens Sophisticae verwerkt, hangt af van de manier waarop je contact opneemt en van de diensten die je afneemt.

Als je contact opneemt of een project aanvraagt

Sophisticae kan de volgende gegevens verwerken:

• je voor- en achternaam;
• je e-mailadres;
• je telefoonnummer, als je dit zelf verstrekt;
• de naam van je bedrijf of organisatie;
• je website of LinkedIn-profiel;
• informatie over je project, wensen, doelgroep en planning;
• je budgetindicatie;
• informatie over de besluitvorming binnen je bedrijf of organisatie;
• je voorkeur voor de wijze waarop Sophisticae reageert;
• documenten of tekstfragmenten die je vrijwillig uploadt;
• overige informatie die je zelf in het formulier, per e-mail of op een andere manier verstrekt.

Stuur via het aanvraagformulier bij voorkeur geen bijzondere of zeer gevoelige persoonsgegevens mee, zoals medische gegevens, identiteitsbewijzen, BSN’s of vertrouwelijke persoonsgegevens van anderen, tenzij dit vooraf uitdrukkelijk met Sophisticae is afgesproken.

Als je klant wordt

Voor het uitvoeren van een opdracht kan Sophisticae daarnaast de volgende gegevens verwerken:

• gegevens die nodig zijn voor de overeenkomst en projectuitvoering;
• correspondentie en afspraken over de opdracht;
• aangeleverde teksten, documenten, afbeeldingen en ander projectmateriaal;
• factuur- en betaalgegevens;
• gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie.

Bij bezoek aan de website

De hostingomgeving kan automatisch beperkte technische gegevens verwerken, zoals:

• je IP-adres;
• datum en tijdstip van het bezoek;
• browser- en apparaatgegevens;
• opgevraagde pagina’s;
• technische fout- en beveiligingsgegevens.

Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het functioneren, beveiligen en technisch beheren van de website.

3. Waarom en op welke grondslag worden gegevens verwerkt?

Sophisticae verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Beoordelen en beantwoorden van aanvragen

Gegevens uit het projectaanvraagformulier, e-mail of ander contact worden gebruikt om:

• je aanvraag te beoordelen;
• contact met je op te nemen;
• aanvullende vragen te stellen;
• een passende aanpak of offerte voor te stellen;
• voorbereidingen te treffen voor een mogelijke overeenkomst.

Deze verwerking is nodig om op jouw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Voor algemene vragen kan de verwerking daarnaast berusten op het gerechtvaardigde belang van Sophisticae om vragen en zakelijke communicatie zorgvuldig af te handelen.

Uitvoeren van opdrachten

Wanneer je klant wordt, gebruikt Sophisticae je gegevens om:

• de overeengekomen diensten uit te voeren;
• met je te communiceren over het project;
• projectmateriaal te ontvangen, bewerken en leveren;
• afspraken, planning en feedback te beheren;
• facturen op te stellen en betalingen te verwerken.

Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Bepaalde gegevens worden verwerkt en bewaard om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht.

Beveiliging en technisch beheer

Technische gegevens kunnen worden verwerkt om de website en digitale werkomgeving te beveiligen, misbruik en spam tegen te gaan, storingen te onderzoeken en back-ups te maken. Dit gebeurt op basis van het gerechtvaardigde belang van Sophisticae bij een veilige en goed functionerende bedrijfsvoering.

4. Moet je deze gegevens verstrekken?

Je bepaalt zelf welke gegevens je verstrekt. Gegevens die in het aanvraagformulier als verplicht zijn gemarkeerd, zijn nodig om je aanvraag goed te kunnen beoordelen en beantwoorden.

Als je noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan Sophisticae je aanvraag mogelijk niet behandelen of een opdracht niet uitvoeren. Het uploaden van een document of tekstfragment is bij een eerste aanvraag niet verplicht.

5. Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Sophisticae bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

• projectaanvragen die niet tot een opdracht leiden, worden uiterlijk zes maanden na de laatste inhoudelijke communicatie verwijderd;
• bij een lopende opdracht worden contactgegevens, correspondentie en projectmateriaal bewaard zolang dit nodig is voor de uitvoering en zorgvuldige afronding van de opdracht;
• projectbestanden worden na afronding niet langer bewaard dan nodig is voor nazorg, eventuele vervolgwerkzaamheden of de afhandeling van mogelijke vragen en geschillen;
• gegevens uit de financiële administratie worden bewaard gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn, doorgaans zeven jaar;
• technische log- en beveiligingsgegevens worden bewaard gedurende de termijn die nodig is voor beveiliging, storingsonderzoek en technisch beheer.

Wanneer gegevens voor meerdere doeleinden worden verwerkt, geldt de langste noodzakelijke of wettelijk verplichte bewaartermijn. Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit nodig is voor een juridisch geschil of wanneer de wet dit vereist.

6. Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

Sophisticae verkoopt persoonsgegevens niet en verstrekt ze niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

Voor de bedrijfsvoering maakt Sophisticae gebruik van externe dienstverleners. Persoonsgegevens kunnen daardoor worden verwerkt door partijen die diensten leveren op het gebied van:

• websitehosting en technisch beheer;
• zakelijke e-mail;
• cloudopslag en back-ups;
• kantoorsoftware en tekstverwerking;
• financiële administratie, wanneer dat nodig is;
• professionele advisering, bijvoorbeeld juridische of fiscale ondersteuning.

Deze partijen ontvangen alleen gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun dienstverlening. Waar dat wettelijk vereist is, maakt Sophisticae afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en de verwerking van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt aan overheidsinstanties of andere partijen wanneer Sophisticae daartoe wettelijk verplicht is of wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een juridisch recht.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers van digitale diensten kunnen persoonsgegevens verwerken of toegankelijk maken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dat gebeurt, maakt Sophisticae alleen gebruik van dergelijke diensten wanneer voor de doorgifte een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

8. Projectbestanden en het aanvraagformulier

Het projectaanvraagformulier wordt binnen de WordPress-omgeving van Sophisticae verwerkt. Er zijn geen externe koppelingen met marketing-, CRM- of analysetools actief.

Inzendingen worden opgeslagen in de beveiligde database van de website. Projectaanvragen die niet tot een opdracht leiden, worden na zes maanden verwijderd. Wanneer een inzending wordt verwijderd, worden de bijbehorende geüploade bestanden eveneens verwijderd.

E-mailmeldingen bevatten bij voorkeur een verwijzing naar het geüploade bestand en niet het bestand zelf. Hierdoor worden documenten niet onnodig als e-mailbijlage verspreid.

9. E-mail en cloudopslag

Zakelijke e-mail wordt verwerkt via de e-mailomgeving van de hostingprovider en geraadpleegd met een lokaal e-mailprogramma.

Voor het bewaren en uitwisselen van projectbestanden gebruikt Sophisticae een professionele cloudopslagdienst. Bestanden worden alleen gedeeld met personen die ze voor de uitvoering van een opdracht nodig hebben.

Wanneer bij tekstuele of technische werkzaamheden gebruik wordt gemaakt van AI-ondersteuning, worden daarin geen herkenbare persoonsgegevens of vertrouwelijke klantgegevens ingevoerd.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

De openbare website van Sophisticae plaatst op dit moment geen cookies bij gewone bezoekers en gebruikt geen advertentie- of analysecookies.

Sophisticae gebruikt Google Search Console om informatie te ontvangen over de technische vindbaarheid van de website in Google. Via sophisticae.nl worden hiervoor geen trackingcookies bij bezoekers geplaatst.

Voor het afgeschermde WordPress-beheergedeelte kunnen functionele cookies worden gebruikt om beheerders veilig te laten inloggen en de website te beheren. Deze cookies zijn niet bedoeld om gewone bezoekers te volgen.

Als het gebruik van cookies of externe diensten in de toekomst verandert, wordt deze privacyverklaring aangepast. Waar wettelijk vereist, zal vooraf toestemming worden gevraagd.

11. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Sophisticae neemt geen besluiten die aanzienlijke gevolgen voor personen hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

Projectaanvragen worden persoonlijk beoordeeld.

12. Beveiliging

Sophisticae neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Daarbij wordt onder andere gebruikgemaakt van:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeveiliging en sterke wachtwoorden;
• actuele software en beveiligingsupdates;
• beveiligde hosting, e-mail en cloudopslag;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• back-ups en spambeveiliging;
• zorgvuldige omgang met ontvangen documenten.

Geen enkele digitale verwerking is volledig vrij van risico’s. Heb je het vermoeden dat je gegevens niet goed zijn beveiligd of dat sprake is van misbruik? Neem dan contact op via info@sophisticae.nl.

13. Je privacyrechten

Je hebt, voor zover de AVG dit in jouw situatie toestaat, het recht om:

• je persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• je persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van je gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• gegevens die je zelf hebt verstrekt in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Intrekking van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden. Sommige gegevens kunnen niet direct worden verwijderd wanneer Sophisticae wettelijk verplicht is deze te bewaren.

Je kunt een verzoek indienen via info@sophisticae.nl. Omschrijf daarbij zo duidelijk mogelijk op welk recht en welke gegevens je verzoek betrekking heeft.

Sophisticae kan aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om je identiteit vast te stellen. Een kopie van een identiteitsbewijs wordt niet standaard gevraagd. Als een identiteitsbewijs in een uitzonderlijk geval noodzakelijk is, word je gevraagd niet-benodigde gegevens, zoals je pasfoto, BSN, documentnummer en MRZ, onleesbaar te maken.

Sophisticae reageert in beginsel binnen één maand op je verzoek. Bij een ingewikkeld verzoek of een groot aantal verzoeken kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Je wordt daar binnen de eerste maand over geïnformeerd.

14. Een klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop Sophisticae met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact op via info@sophisticae.nl, zodat naar een oplossing kan worden gezocht.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder. Meer informatie vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15. Wijzigingen

Sophisticae kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, dienstverlening of wettelijke vereisten veranderen. De meest recente versie staat altijd op sophisticae.nl. Bovenaan de verklaring staat wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.